长审改办〔2020〕3号
各县（市）区政府、开发区管委会，市直各部门：
为全面深化网上审批，规范审批行为，提高政务服务和公共服务效率，持续优化营商环境，规范管理行政审批电子档案，经长春市行政审批制度改革领导小组同意，现将本办法印发给你们，请各县（市）区政府、开发区管委会，市直各部门遵照执行。
长春市行政审批制度改革工作领导小组办公室
2020年3月4日
长春市行政审批电子档案管理暂行办法
第一条 为全面深化网上审批，规范审批行为，提高政务服务和公共服务效率，持续优化营商环境，加快推进网上审批电子文件及时归档和电子档案规范管理，根据《中华人民共和国电子签名法》、最高人民法院关于修改《关于民事诉讼证据的若干规定》的决定、《国务院关于在线政务服务的若干规定》、《吉林省公共数据和一网通办管理办法》等有关规定，结合我市实际，制定本办法。
第二条 我市各级行政审批实施机关、法律、法规授权实施行政审批职能的组织以及经合法委托实施行政审批的行政机关（以下简称审批实施机关），在审批过程中产生的、具有保存和证明价值的各种非涉密类型行政审批电子档案管理工作，适用本办法。（对于部分需要在审批实施机关自身业务系统内部流转运行的行政审批事项，期间所形成的电子文件由审批单位自行归档保存。）
第三条 行政审批电子档案是指审批实施机关在实施网上行政审批工作中形成、接收、办理、传输和存储的，具有凭证、查考和保存价值并归档保存的非涉密电子文件。
第四条 行政审批电子文件归档范围为：
（一）网上行政审批形成的电子证照（包括通过核验平台生成的核验报告）、决定及回执；
（二）申请人使用网上行政审批系统，提交的行政审批申请材料，包括但不限于申请表单、证明材料、图片、证照批文等；
（三）审批实施机关在使用网上行政审批系统，实施行政审批受理（或者不予受理）、审查、办理等过程中形成的电子表单；
（四）审批实施机关使用网上行政审批系统办理行政审批时，受理、审查、审批、告知等关键业务行为的行为时间、机构人员名称等过程描述元数据；
（五）归档审批电子文件时，应当同时包含该电子文件对应的行政审批实施单位名称、文件题名、文件编号、审批人员、日期、密级、文档序号、格式信息、文档创建程序等元数据。
第五条 行政审批电子文件应当收集齐全完整，档案内容信息与其形成时保持一致。归档的电子文件应采用通用数据格式。其中：原生电子文件应符合《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T 47-2009）要求，以版式文件形式归档保存，以PDF等为通用格式；纸质档案数字副本应符合《长春市纸质档案数字化技术标准》要求，以JPEG、PDF、TIFF等为通用格式。
第六条 申请人提交的符合规定的行政审批申请材料（包括扫描件或者拍照件），与纸质材料具有同等效力，应当作为法定办事依据和归档材料。
第七条 审批实施机关应当以权限管理为基础，实现电子档案的多途径、多角度利用。利用方式包括浏览、检索、复制、下载、打印、借阅和接口调用等。电子档案的利用应当严格遵守档案利用和保密安全的相关规定。
第八条 归档的电子文件应真实、完整、准确、可用。元数据应与电子文件一并归档，文书类电子文件元数据应符合《文书类电子文件元数据方案》（DA/T 46-2009）规定。
归档的电子文件应为最终版本，并与相应纸质文件内容相符。不相符时（如部分现场打印的纸质证照，其电子文件只是部分字段的文字信息，并不包含纸质证照的全部内容），要采取适当技术手段（如添加证照模板、水印等）对电子文件进行转换，使之符合要求后，再进行归档保存。
第九条 审批实施机关应当建立电子档案利用制度，采用有效手段，保证电子档案方便快捷利用，同时确保电子档案在利用中的安全。
第十条 审批实施机关电子文件和电子档案失去保存价值，在履行销毁审批手续后，应采取一定技术措施进行信息清除工作。
第十一条 保管期限为30年以上（含）的电子档案，每半年为一个移交周期（6月份、12月份），向同级国家综合档案馆进行移交。电子档案移交时，应采用通用数据格式，元数据应与电子档案一起移交。移交可采用在线方式进行，也可以采用离线方式进行。采用在线方式移交时，“一门式、一张网”政务服务平台审批系统应提供与档案馆档案管理应用系统相兼容的数据接口，确保网络环境的稳定和安全。采用离线方式移交时，要以光盘为载体进行移交。具体移交工作按照《电子档案移交与接收办法》要求执行。
第十二条 本办法自2020年3月9日起施行。
吉公网安备 22010202000794号